Automatiza seguimientos y tareas con los Workflows de IKOM One
Muchas gestiones comerciales dependen de pequeñas acciones que deben realizarse en el momento correcto: enviar un mensaje, crear una tarea o avisar a la persona responsable. Cuando estos pasos dependen únicamente de que alguien los recuerde, algunos seguimientos pueden retrasarse o quedar pendientes.
Nuestro sistema incorpora Workflows que permiten definir reglas del tipo “cuando pase X, haz Y”. Estas automatizaciones pueden enviar mensajes, crear tareas o generar avisos sin que el equipo tenga que ejecutar cada acción manualmente.
¿Por qué utilizar Workflows en IKOM One?
Porque te permite:
✔ Crear automatizaciones basadas en reglas.
✔ Ejecutar una acción cuando ocurre una condición determinada.
✔ Enviar mensajes automáticamente.
✔ Crear tareas sin hacerlo manualmente.
✔ Avisar a un responsable.
✔ Automatizar seguimientos y recordatorios repetitivos.
Los Workflows ayudan a convertir determinados pasos repetitivos de la operación en acciones que el sistema puede ejecutar automáticamente.
1. Crea reglas del tipo “cuando pase X, haz Y”
Una automatización comienza definiendo qué debe ocurrir para que el sistema realice una acción.
Con IKOM One puedes:
■ Establecer una condición.
■ Definir la acción que debe ejecutarse después.
■ Automatizar determinados pasos de una gestión.
■ Evitar tener que iniciar manualmente cada acción repetitiva.
El brochure define los Workflows precisamente como reglas de tipo “cuando pase X, haz Y”.
2. Envía mensajes automáticamente
Algunas situaciones pueden requerir que se envíe una comunicación cuando ocurre un evento determinado.
Con IKOM One puedes:
■ Configurar una acción de envío dentro de un Workflow.
■ Hacer que el sistema ejecute el mensaje cuando se cumpla la condición.
■ Reducir la necesidad de iniciar manualmente esa comunicación.
■ Incorporar el envío como parte de un proceso automatizado.
El brochure incluye el envío de mensajes entre las acciones que pueden ejecutar los Workflows.
3. Crea tareas de forma automática
Una gestión puede generar un nuevo pendiente que posteriormente debe ser atendido por el equipo.
Con IKOM One puedes:
■ Configurar la creación de una tarea como resultado de una regla.
■ Generar el pendiente cuando se cumpla una condición.
■ Evitar depender de que una persona recuerde crear la tarea manualmente.
■ Incorporar nuevas acciones dentro del seguimiento de una gestión.
La creación de tareas aparece en el brochure como una de las acciones disponibles dentro de los Workflows.
4. Avisa al responsable de una gestión
Cuando una situación necesita la atención de una persona específica, avisarle a tiempo puede ser tan importante como registrar la tarea.
Con IKOM One puedes:
■ Configurar avisos dentro de una automatización.
■ Informar a un responsable cuando se cumpla una condición.
■ Reducir la necesidad de comunicar manualmente determinados cambios.
■ Facilitar que la persona correspondiente conozca que debe intervenir.
El brochure contempla los avisos a responsables como otra de las acciones que puede ejecutar un Workflow.
5. Automatiza seguimientos repetitivos
Algunas gestiones necesitan acciones posteriores que se repiten con frecuencia dentro del trabajo comercial.
Con IKOM One puedes:
■ Utilizar Workflows para apoyar el seguimiento.
■ Ejecutar recordatorios sin iniciarlos manualmente cada vez.
■ Generar avisos de forma automática.
■ Reducir la dependencia de la memoria del equipo.
El brochure destaca que los Workflows pueden realizar automáticamente seguimientos, recordatorios y avisos.
6. Evita tener que estar pendiente de cada acción
Una automatización resulta especialmente útil cuando el equipo no necesita revisar constantemente si ya llegó el momento de ejecutar una tarea.
Con IKOM One puedes:
■ Configurar previamente la regla.
■ Dejar que el sistema detecte cuándo corresponde ejecutar la acción.
■ Reducir revisiones manuales de tareas repetitivas.
■ Mantener determinadas acciones funcionando sin intervención constante.
El brochure resume esta ventaja indicando que las reglas funcionan “sin que estés encima”.
7. Utiliza automatizaciones para mantener la continuidad del seguimiento
Un proceso comercial puede necesitar más de una interacción antes de completarse. Si los recordatorios y avisos dependen únicamente de acciones manuales, existe mayor riesgo de que un seguimiento no se realice en el momento previsto.
Con IKOM One puedes:
■ Automatizar determinados pasos posteriores.
■ Crear tareas cuando corresponda.
■ Generar avisos para responsables.
■ Mantener acciones de seguimiento dentro de reglas previamente configuradas.
El brochure presenta el seguimiento automático como uno de los resultados prácticos de utilizar los Workflows.
8. Reduce tiempo dedicado a acciones repetitivas
Enviar el mismo tipo de aviso, crear determinados pendientes o recordar continuamente una acción consume tiempo que podría dedicarse a otras gestiones.
Con IKOM One puedes:
■ Automatizar avisos repetitivos.
■ Automatizar determinados seguimientos.
■ Permitir que el sistema ejecute tareas previamente definidas.
■ Reducir parte del trabajo manual asociado a estos procesos.
En la sección de ahorro del brochure, los Workflows aparecen específicamente como una herramienta que realiza por sí sola seguimientos y avisos repetitivos.
¿Por qué utilizar Workflows en IKOM One?
Porque IKOM One te permite:
✔ Crear reglas de automatización.
✔ Ejecutar acciones cuando ocurre una condición.
✔ Enviar mensajes automáticamente.
✔ Crear tareas.
✔ Avisar a responsables.
✔ Automatizar seguimientos y recordatorios.
✔ Reducir acciones manuales repetitivas.
Conclusión
Dar seguimiento a una gestión no consiste solamente en registrar información. También implica ejecutar acciones posteriores en el momento adecuado, como enviar un mensaje, crear una tarea o avisar a alguien del equipo.
Los Workflows de IKOM One permiten convertir estas acciones en reglas automatizadas para que el sistema las ejecute cuando se cumplan las condiciones definidas.
Con IKOM One:
■ Creas automatizaciones basadas en condiciones.
■ Envías mensajes automáticamente.
■ Generas tareas sin crearlas manualmente cada vez.
■ Avisas al responsable correspondiente.
■ Automatizas seguimientos y recordatorios repetitivos.
■ Reduces la necesidad de estar pendiente de cada acción.
Utiliza los Workflows de IKOM One para automatizar tareas repetitivas y mantener los seguimientos activos sin depender únicamente de acciones manuales del equipo.